12 Điều cần tránh khi thuê văn phòng công ty

Nhu cầu thuê văn phòng tăng cao trước sự tăng trưởng số lượng doanh nghiệp thành lập mới trong nước và sự mở rộng của các nhà đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm khi thuê văn phòng gây nhiều khó khăn cho công ty. Sau đây sẽ là 12 điều cần tránh khi thuê văn phòng công ty mà AZ Quang Phúc gợi ý cho bạn để lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất một cách thuận tiện.

12 Điều cần tránh khi thuê văn phòng cho công ty

1.Không đặt ra các tiêu chí văn phòng cụ thể

Bất cứ doanh nghiệp nào đi thuê văn phòng đều phải xác định rõ được lĩnh vực kinh doanh cũng như quy mô, tính chất của doanh nghiệp để đưa ra được những tiêu chí thuê văn phòng. Một vài tiêu chí thuê quan trọng bạn không được phép bỏ qua ví dụ như: diện tích văn phòng, vị trí, các thiết kế và mức giá thuê sao cho hợp lý.

2.Nhu cầu không tương xứng với chi phí phân bổ

Không có tiêu chí cụ thể nên thấy điều gì cũng quan trọng nên đặt ra nhiều yêu cầu cho văn phòng cần thuê; từ đó chi phí văn phòng thường bị cao hơn sơ với dự kiến. Thay vì thuê một văn phòng với mức chi phí quá cao; bạn nên lựa chọn một văn phòng đáp ứng các tiêu chí đã đặt ra để đảm bảo còn chi phí cho các hạng mục khác.

3.Số lượng nhân viên thay đổi thường xuyên

Thuê văn phòng mà bỏ qua trường hợp số lượng nhân viên thay đổi sẽ đem đến nhiều bất cập cho công ty. Nếu như doanh nghiệp tăng số lượng nhân viên lên đột ngột khiến cho văn phòng quá chật, làm việc không hiệu quả. Ngược lại, nếu như số nhân viên giảm, văn phòng sẽ quá rộng gây lãng phí.

Không ít doanh nghiệp đã phải chuyển địa điểm liên tục do không lường trước trường hợp này. Điều này vừa gây mất thời gian, công sức, chi phí vừa làm giảm năng suất làm việc vì phải làm quen với địa điểm mới.

4.Vị trí thuê văn phòng không thuận tiện cho ngành nghề kinh doanh

Một yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quyết định chọn vị trí văn phòng thuê là các tiện nghi gần đấy như: Dịch vụ ăn uống, văn phòng giao dịch ngân hàng… Bởi các tiện ích này đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động ổn định của văn phòng, thu hút nhân viên và tạo được tính chuyên môn hóa cho văn phòng làm việc trở nên hiệu quả hơn.

5.Không xem xét thời hạn thuê văn phòng

Thời gian thuê cũng là một yếu tố quan trọng trước khi quyết định thuê văn phòng. Dựa trên định hướng phát triển của công ty trong tương lai, đôi khi ban quản trị chỉ muốn tìm kiếm một địa điểm làm việc tạm thời trong ngắn hạn, sau sẽ có các chính sách mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Vì vậy, bạn không nên ràng buộc vào một cam kết thuê lâu dài. Tốt nhất nên xin tư vấn của ban quản trị doanh nghiệp trước khi quyết định thời hạn thuê văn phòng.

6.Lựa chọn đối tác thiết kế văn phòng chậm trễ

Thiết kế văn phòng là điểm không thể bỏ qua sau khi thuê văn phòng cho công ty. Việc thuê đơn vị thiết kế quá chậm trễ sẽ khiến doanh nghiệp của bạn không có được không gian làm việc phù hợp.

Ngược lại, nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư.

7.Không biết tìm kiếm thuê văn phòng

Lần đầu đi thuê văn phòng chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng nếu tìm được một đại lý môi giới bất động sản uy tín. Những nhà môi giới sẽ tìm được những địa điểm đáp ứng những tiêu chí bạn đặt ra. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ so sánh được mức giá giữa các khu cho thuê văn phòng với nhau. Từ đó, bạn sẽ đưa ra được lựa chọn thuê văn phòng nào phù hợp nhất.

8.Chưa tham khảo đủ số lượng báo giá của các công ty môi giới

Khi tìm đến sự giúp đỡ của các nhà môi giới trong khu vực; bạn thường loay hoay không biết nên chọn công ty môi giới nào. Việc tham khảo chưa đủ nhiều các công ty môi giới thì bạn sẽ không có cái nhìn toàn diện; từ đó không thể đưa ra quyết định hợp lý nhất. Vì thế, bạn cần tham khảo nhiều nơi môi giới để có được những thông tin chi tiết và sát với thị trường nhất.

9.Thời gian tìm văn phòng quá gấp

Thời gian tìm văn phòng quá gấp nói lên việc kế hoạch mở rộng quy mô chưa thực sự được chuẩn bị kỹ càng. Vì thế dẫn đến việc thuê văn phòng mà không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Khi môi trường làm việc không phù hợp và thuận tiện thì sẽ dẫn tới hiệu quả làm việc của nhân viên không cao; chưa kể sẽ phát sinh các chi phí khác không đáng có.

10.Chưa đàm phán giá trong hợp đồng

Chưa đàm phán giá trong hợp đồng kỹ càng trước khi ký hợp đồng sẽ dễ dẫn tới tranh chấp giữa hai bên, thường là về vấn đề giá cả. Vì thế nên lưu ý việc trao đổi giá rõ ràng để không dẫn tới những xích mích không đáng có.

11.Chưa tìm hiểu kỹ hợp đồng trước khi chuyển tiền cọc

Hợp đồng là bằng chứng cho việc hợp tác giữa hai bên với những yêu cầu từ cả hai phía để cùng có lợi. Thế nhưng sẽ có những điều khoản sẽ mâu thuẫn lợi ích; nên trước khi chuyển tiền cọc cần đọc kỹ hợp đồng. Chưa tìm hiểu kỹ hợp đồng trước khi chuyển tiền cọc chính là sai lầm lớn nhất mà người thuê mắc phải. Nếu không chú ý bạn có thể dễ dàng bị lừa mất tiền oan.

12.Dự toán chi phí sửa chữa văn phòng thuê

Sửa chữa cũng là một loại phí đáng kể mà bạn nên quan tâm trước khi quyết định thuê văn phòng. Thử tưởng tượng một ngày nọ công ty đang làm việc bình thường, bỗng chốc bóng đèn hư, tường bị thấm nước, hệ thống báo cháy có vấn đề,…thì ai sẽ chịu trách nhiệm.

>>> Mời bạn tìm hiểu về Dịch vụ cho thuê văn phòng Bình Dương uy tín

Lợi ích của việc thuê văn phòng

Không phải tự nhiên mà việc thuê văn phòng trở nên phổ biến như hiện nay. Một số lợi ích của việc thuê văn phòng được ghi nhận như sau:

Tiết kiệm vốn lưu động

Các doanh nghiệp thuê văn phòng được không cần phải tốn chi phí đầu tư ban đầu, điều này cho phép bạn sử dụng tiền để kinh doanh. Điều này đơn giản hóa toàn bộ quy trình và có một phần có lợi liên quan đến ngân sách.

Hình ảnh chuyên nghiệp và không gian chia sẻ

Các doanh nghiệp nhỏ và các công ty mới thành lập có thể được hưởng lợi từ việc thuê văn phòng. Vì nó mang lại cho họ một không gian được thiết kế và trang bị tốt cho hoạt động của họ. Do đó, hình ảnh doanh nghiệp sẽ trở nên rất chuyên nghiệp đối với khách hàng và nhân viên của họ, điều này có thể thu hút nhiều người trong số họ sẵn sàng hợp tác hơn.

Mở rộng rủi ro thấp

Thuê văn phòng cho phép di dời dễ dàng mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Điều quan trọng cần lưu ý là nhiều công ty cho phép thuê ngắn hạn chứ không chỉ dài hạn. Do đó, có thể thay đổi vị trí phù hợp với nhu cầu.

Hy vọng 12 điều cần tránh khi thuê văn phòng công ty sẽ giúp cho những người lần đầu đi thuê văn phòng đỡ bỡ ngỡ. Nếu cần hỗ trợ gì, AZ Quang Phúc luôn sẵn sàng phục vụ bạn một cách nhanh chóng nhất.

>>> Xem thêm 9 yếu tố cần quan tâm khi thuê văn phòng làm việc